Tietosuojaseloste

Päivitetty: 25.11.2025

Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, GDPR) sekä tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti. Seloste kuvaa, miten Varsinais-Suomen mielenterveysomaiset FinFami ry käsittelee henkilötietoja jäsen-, asiakas- ja yhteyshenkilörekisterissään.

 

1. Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen mielenterveysomaiset FinFami ry

Y-tunnus: 0991046-5

Varsinais-Suomen mielenterveysomaiset FinFami ry
Itäinen Pitkäkatu 11, 20520 Turku
+358 44 793 0580
[email protected]

 

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Milla Roos
+358 44 793 0581
[email protected]

 

3. Rekisterin nimi

Varsinais-Suomen mielenterveysomaiset FinFami ry:n jäsen-, asiakas- ja yhteystietorekisteri.

 

4. Rekisteröidyt

Rekisteri sisältää seuraaviin ryhmiin kuuluvien henkilöiden tietoja:
– jäsenet
– asiakkaat (poislukien keskustelutuen asiakkaat)
– vapaaehtoistoimijat
– toimintaan osallistuvat muut kohderyhmät
– luottamushenkilöt
– yhteistyökumppanit ja sidosryhmät

 

5. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitukset

• Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
– lakiin perustuva velvoite, kuten velvollisuus ylläpitää jäsenluetteloa sekä kirjanpitolain mukaiset laskutus- ja korvausasiat
– sopimus, esimerkiksi ilmoittautuminen tapahtumaan
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kuten yhdistyksen toiminnan suunnittelu ja kehittäminen
– rekisteröidyn suostumus, kun kyse on suostumusta vaativasta käsittelystä (esim. valokuvaaminen, erityisiä henkilötietoja sisältävät tiedot)

• Käsittelyn käyttötarkoitukset

Tietoja käytetään:
– jäsenviestintään ja yhteydenpitoon
– toiminnan ja tapahtumien suunnitteluun, organisointiin, toteutukseen ja kehittämiseen
– palautteiden keräämiseen
– vapaaehtoistoiminnan koordinointiin
– yhdistyksen hallintoon
– tilastollisten yhteenvetojen laatimiseen
– luottamus- ja vapaaehtoistehtäviin liittyvään viestintään
– laskutukseen, matka- ja kulukorvausasioihin sekä muuhun maksuliikenteeseen

• Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot

Pääsääntöisesti emme käsittele arkaluonteisia tietoja. Rekisteröidyn suostumuksella voidaan kerätä:
– allergiatiedot
– ruokavaliot
– tieto avustajan tarpeesta
– muu henkilön tarpeelliseksi katsoma tieto

Alaikäisistä kerättävissä tiedoissa huoltajan suostumus pyydetään silloin, kun se on toiminnan tai lain kannalta tarpeellista.

 

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:
– nimi, yhteystiedot, asuinpaikka
– syntymävuosi
– taustaorganisaatio tai sidosryhmätieto
– jäsenyystiedot
– ilmoittautumis- ja osallistumistiedot (mukaan lukien osallistumishistoria)
– vapaaehtoistoimijoiden ja luottamushenkilöiden tehtävät ja niihin liittyvät tiedot
– laskutus- ja maksutiedot
– yhteydenpidon tiedot
– palaute ja arvioinnit (palaute kerätään ja käsitellään anonyyminä)
– matka- ja kulukorvausasioita varten: henkilötunnus ja pankkitilinumero

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään.

 

8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja voidaan luovuttaa toiminnan ja tapahtumien yhteistyökumppaneille vain siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä. Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös rekisteröidyn suostumuksella.

Tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle (esimerkiksi Microsoftin palvelimille), mutta vain silloin kun käytössä ovat EU:n hyväksymät siirtomekanismit, kuten EU–US Data Privacy Framework tai Euroopan komission mallisopimuslausekkeet.

 

9. Tietojen suojaus

Henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä teknisin että organisatorisin suojatoimin.

• Tekniset suojauskeinot

– pääsy tietoihin edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa
– järjestelmät on suojattu palomuurein ja teknisin turvakeinoin
– varmuuskopiot otetaan säännöllisesti
– käyttöoikeudet on rajattu vain niille henkilöille, joilla on siihen työtehtävien perusteella tarve

• Organisatoriset käytännöt

– henkilöstö on ohjeistettu tietosuojasta
– manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa kaapeissa
– tietoja käsitellään vain järjestelmissä, jotka täyttävät alan tietoturvastandardit

 

10. Tietojen käsittelyn kesto

– Jäsentiedot: säilytetään enintään 1 vuosi jäsenyyden päättymisen jälkeen
– Tapahtumaosallistujien tiedot: säilytetään enintään 2 vuotta tapahtuman päättymisestä – Muut henkilötiedot: säilytetään asiakkuuden tai muun suhteen ajan (pois lukien keskustelutuen asiakkaat, heistä henkilötietoja ei kerätä)

– Kirjanpitoon liittyvät tiedot: säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta tilikauden päättymistä seuraavan vuoden alusta

 

11. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät:
– yhdistyksen työntekijät

Salesforce (FinFami ry:n keskusliiton kautta hankittu järjestelmä)
– Microsoftin ja Webropol Oy:n palvelut
– tilitoimisto (matka- ja kululaskut sekä maksuliikenne)

Kaikkien käsittelijöiden kanssa on voimassa olevat sopimukset GDPR:n edellyttämällä tavalla.

 

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittely ei sisällä automatisoitua päätöksentekoa eikä profilointia.

 

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset seuraavat oikeudet:
– tarkastusoikeus: oikeus saada pääsy omiin tietoihin
– oikaisuoikeus: virheellisten tietojen korjaaminen
– oikeus rajoittaa käsittelyä
– vastustamisoikeus: jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun
– poisto-oikeus (“oikeus tulla unohdetuksi”)
– tiedonsiirto-oikeus
– oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä vain lain sallimissa tilanteissa.

 

14. Yhteydenotot

Kaikki rekisteriä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 2 nimetylle yhteyshenkilölle. Henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista.

 

15. Muutokset selosteeseen

Selostetta voidaan päivittää tarvittaessa. Muutokset julkaistaan selosteen yhteydessä päivättyinä. Merkittävistä muutoksista voidaan tiedottaa erikseen, esimerkiksi sähköpostitse tai verkkosivuilla.